План / факт

Для руководителей отдела продаж и для тех, кто вносит цифры в финмодель. Всё собрано на сайте fin-model.donula26.ru и в Telegram-боте @fin_model_donula_bot. Цифры и имена сотрудников на картинках вымышленные, названия групп такие же, как на сайте.

Что это

«План / факт» — финмодель отдела продаж. Здесь задают план месяца: бюджет на маркетинг, цену лида и коэффициенты перехода между этапами воронки. Каждый день сюда вносят факт за прошедший день: сколько потрачено на маркетинг и сколько получилось на каждом этапе — Лиды → Переводы → Консультации → Договоры → Продажи. Сайт показывает, насколько факт отстаёт от плана или опережает его за день, неделю и месяц, и во что обходится лид.

• Цифры вносят люди, вручную. Из amoCRM сюда ничего не подтягивается. Если факт за день не внесли, на дашборде его нет.
• Факт вносится за вчера и более ранние дни. Сегодняшний день ещё не закончился, поэтому за сегодня ничего внести нельзя.
• За каждым полем закреплён ответственный: кто-то вносит бюджет, кто-то расход и лиды, кто-то консультации своей группы. Вносить можно только свои поля. Админ может вносить любые.
• Внести цифры можно на сайте или в боте. Бот утром напоминает о незаполненном, а днём присылает итоги за вчера.
• «Сегодня» и «вчера» везде считаются по московскому времени.

Где найти и как войти

• Сайт: fin-model.donula26.ru. Смотреть дашборд можно без входа. Вход нужен только для того, чтобы вносить цифры.
• Чтобы войти, нажмите кнопку «Войти через Telegram» справа в шапке и подтвердите вход в Telegram. После входа в шапке появятся ваше имя (у админа с пометкой «· админ») и кнопка «Выйти». Сайт помнит вход 30 дней.
• Если после входа появилось окно «Вас нет в списке пользователей», значит, вас не завели в сервис. Людей добавляют разработчики.
• В шапке выбирается месяц. По умолчанию открывается месяц, в котором был вчерашний день. Поэтому 1-го числа сайт показывает прошлый месяц. Рядом написано, какое сегодня число. Если план выбранного месяца уже нельзя менять, там же стоит «план закрыт».
• Кнопка «Тёмная тема» / «Светлая тема» переключает оформление. Браузер запоминает выбор.

Страница состоит из трёх частей, сверху вниз: «Вчера», «План месяца» и «По дням».

Карточка «Внесите цифры за вчера»

Это главный способ вносить факт на сайте. Если вы вошли, за вами закреплены поля факта и какие-то из них за вчера пустые, сайт показывает поверх размытой статистики карточку ввода. Админу карточка не показывается.

1. В карточке перечислены только ваши поля за вчера. Заголовок — «Имя, внесите цифры за вчера». Если часть уже внесена, заголовок другой: «Осталось внести за вчера: …».
2. Впишите числа в поля справа. Enter переводит к следующему полю, на последнем поле — сохраняет. Пустое поле просто пропускается.
3. Нажмите «Сохранить». Карточка закроется, и откроется статистика.

Под названием каждого поля написано, с чем сравнивать:

• Потрачено на маркетинг — «бюджет на день …» и цена лида за этот день. Пока лидов нет, там написано «цена лида посчитается, когда будут лиды». Когда число вписано, появляется оценка: «по бюджету ✓» (от 90 до 110% дневного бюджета), «больше бюджета» или «меньше бюджета».
• Этапы воронки — «план на день …» и оценка: «план выполнен ✓», «почти план» (90–99%) или «меньше плана». У консультаций, договоров и продаж план указан «на все группы», рядом показано, сколько внесла другая группа, а оценка — по обеим группам вместе.
• Если плана пока нет, будет написано, от какого этапа он зависит: «план — 50% от этапа «Переводы», появится, когда его внесут».

Если что-то не внесено и за позавчера, внизу карточки появится жёлтая подсказка «За 23.09 тоже не внесено: … — внести». Нажмите «внести», и карточка переключится на тот день. Вернуться — «← ко вчерашнему дню».

Карточку можно закрыть крестиком или клавишей Esc. Тогда над статистикой остаётся жёлтая полоска «Вы ещё не внесли цифры за вчера» со списком того, что осталось. После перезагрузки страницы карточка появится снова.

Когда всё внесено, наверху зелёная полоска «За вчера всё внесено ✓» с вашими цифрами. Кнопка «исправить» в ней снова открывает карточку («Исправьте цифры за вчера»).

Как считается план

Это главное, без чего цифры на сайте легко понять неправильно.

К — коэффициент перехода из плана месяца. Например, при К лид → перевод 40% и 11 лидах за день план переводов на этот день равен 4,4.

• Дневной план этапа зависит от факта предыдущего. Пока за день не внесены лиды, у переводов нет плана. Пока нет переводов, нет плана у консультаций, и так далее по цепочке.
• Поэтому у дневного плана и у плана на месяц разный смысл. Дневной план показывает, хорошо ли сработал этап с тем, что пришло с предыдущего этапа. План на месяц показывает, дойдём ли мы до целевых объёмов, которые заложены бюджетом.
• Цена лида (факт) — потрачено ÷ лиды. Считаются только дни, где внесено и то и другое. Сравнивается с ценой лида из плана месяца.
• Консультации, договоры и продажи две группы вносят по отдельности: Никита и Анастасия. Общий факт этапа — сумма двух групп. План у этапа общий, по группам он не делится.
• Прочерк «—» значит, что число не внесено. Ноль — это внесённое число: от него считается план следующего этапа, и напоминание по такому полю уже не придёт.

Вчера

Карточка в синей рамке вверху страницы. По вчерашнему дню крупно показано, сколько сделано и сколько должно быть, ниже полоска и % выполнения.

• Потрачено — расход за вчера из дневного бюджета. Под ним цена лида за вчера и её план.
• Лиды, переводы — факт «из» плана.
• Консультации, договоры, продажи — общая цифра, а под ней отдельно факт группы Никиты и группы Анастасии. Общая цифра — сумма групп, поэтому её не вносят и не правят.

Свои цифры за вчера можно поправить прямо здесь: нажмите на подсвеченное число. Если вы вошли и у вас есть поля факта, в заголовке карточки написано «нажмите на подсвеченное число, чтобы внести факт». Если нет — «факт вносят ответственные после входа через Telegram».

План месяца

Над блоком две вкладки. Они переключают и этот блок, и таблицу «По дням».

• Маркетинг — «Потрачено на маркетинг» (см. таблицу) и «Цена лида»: фактическая цена с 1-го числа по вчера и план.
• Воронка — факт по каждому этапу, план и % выполнения.
• Конверсии — четыре коэффициента: «К лид → перевод», «К перевод → консультация», «К консультация → договор», «К договор → продажа». У каждого показан факт и план. Факт К — это сумма следующего этапа, делённая на сумму предыдущего, за те дни месяца, где внесены оба этапа. Цвет факта показывает, выполнен ли плановый К. Если навести курсор на коэффициент, появится подсказка с именем ответственного (или «не назначен»).

Выполнение плана раскрашено так:

Пока план не выполнен, процент округляется вниз: 99,6% покажется как «99%», а не «100%». У расхода зелёный цвет значит, что потрачено не меньше бюджета этих дней.

Если выбран месяц, который ещё не начался, вкладок нет. В «Маркетинге» вместо расхода показаны бюджет и цена лида из плана, и их здесь вносят (см. ниже). Карточки «Вчера» у такого месяца тоже нет.

По дням

Таблица в самом низу. Строки — календарные недели с понедельника по воскресенье: «1-я неделя», «2-я неделя» и так далее, под названием даты. Первая и последняя неделя месяца могут быть неполными. Столбцы: «Потрачено», «Цена лида» и пять этапов воронки. В ячейке факт «из» плана, полоска и % выполнения. У цены лида — факт и план.

• Нажмите на неделю, чтобы развернуть её по дням.
• «+» над столбцами «Консультации», «Договоры» и «Продажи» добавляет рядом столбцы групп: Никита и Анастасия. «−» убирает их обратно.
• На вкладке «На сегодня» в таблице только дни с 1-го числа по вчера, а итоговая строка внизу называется «Итого по вчера». На вкладке «На месяц» — все дни месяца и «Итого за месяц». Там сегодняшний день подсвечен, будущие дни серые.

Как внести цифры на сайте

Факт вносится за вчера и за любой более ранний день. Сегодняшний и будущие дни закрыты.

• За вчера удобнее всего через карточку ввода (см. выше). Поправить одно число можно в карточке «Вчера».
• За более ранний день — в таблице «По дням»: разверните неделю и нажмите на число в строке нужного дня. Для позавчера подойдёт и подсказка «… тоже не внесено — внести» в карточке ввода.
• Консультации, договоры и продажи вносятся по группам. В карточке «Вчера» — в строках «Никита» и «Анастасия». В таблице — сначала нажмите «+» над столбцом, потом на число в столбце группы.

Как править число в карточке «Вчера» и в таблице:

1. Числа, которые вам можно менять, выделены светлой подложкой с пунктирной рамкой. Остальные просто текст.
2. Нажмите на число, впишите новое и нажмите Enter или щёлкните мимо поля. Esc — отменить.
3. Если что-то не так, поле станет красным, а под ним появится причина, например «Нужно целое число». Поправьте число и сохраните ещё раз.

План вносится только на будущие месяцы.

1. В шапке выберите следующий месяц (или любой более поздний).
2. В блоке «План месяца» нажмите на бюджет, цену лида или плановый К и впишите значение. Если навести курсор на поле, появится подсказка с именем ответственного.
3. Бюджет и цену лида вписывайте в рублях, целым числом. Коэффициенты — в процентах от 0 до 100: 23 значит 23%.

С 1-го числа план месяца закрыт для всех, включая админа. Если не успели внести план до 1-го, поправить его могут только разработчики.

Бот

Бот в Telegram: @fin_model_donula_bot. Один раз отправьте ему /start: пока вы этого не сделали, бот не может вам писать, и ни напоминаний, ни отчёта вы не получите. Если бот ответил «Вас нет в списке пользователей бота. Обратитесь к разработчику.», вас нужно завести в сервис.

На любое другое сообщение вне ввода бот отвечает списком команд.

Как идёт ввод

• Бот задаёт вопросы по одному: сначала «Потрачено на маркетинг», дальше по порядку воронки. В вопросе указаны поле, дата (для плана — месяц) и текущее значение: «Сейчас: 11» или «Сейчас: не заполнено».
• В ответ пришлите одно целое число, без пробелов: 10400, а не 10 400. Бот подтвердит сохранение строкой с ✅ и задаст следующий вопрос.
• /fact и /plan спрашивают все ваши поля, даже уже заполненные. Пропустить вопрос нельзя. Чтобы оставить значение как есть, пришлите то же число.
• Если прислать не число, бот ответит «Нужно целое число, например 287» и задаст тот же вопрос снова. На отрицательное число бот ответит «Число не может быть отрицательным». На коэффициент больше 100 — «Коэффициент — процент от 0 до 100, например 23».
• После последнего ответа бот пишет «Готово.» и присылает итоги за вчера и с начала месяца: расход, цену лида и по каждому этапу факт, план и %.
• Если прервать ввод командой /start, то, что уже подтверждено ✅, остаётся сохранённым.
• В боте факт вносится только за вчера, план только на следующий месяц. Более ранние дни и более дальние месяцы — на сайте.

Что бот присылает сам

Напоминания приходят только по полям, закреплённым за человеком. Админу напоминание за всех не приходит. Итоги в 12:00 приходят после напоминания, так что в них уже есть цифры, внесённые утром.

• «Потрачено: 10 400 ₽ из 10 000 ₽ (104%)» — расход против бюджета этих дней.
• «Цена лида: 945 ₽ при плане 1 000 ₽» — потрачено ÷ лиды. Строки нет, если не за что посчитать: не внесён расход или лиды.
• «нет данных» — факт за этот период не внесён.
• «…, плана нет» — факт есть, а посчитать план не из чего. Например, не заполнен план месяца или не внесён факт предыдущего этапа.
• В боте план округлён до целого, а % посчитан от точного плана. Поэтому «Переводы: 5 из 4 (114%)» или «Продажи: 1 из 0 (200%)» — это не ошибка: точный план был 4,4 и 0,5. На сайте он показан с десятыми.

Частые вопросы

• Почему нельзя внести факт за сегодня? Факт вносится только за завершённые дни. Сегодняшние цифры внесите завтра: бот напомнит в 10:00, а сайт покажет карточку ввода.
• Почему у переводов (консультаций, договоров…) за день нет плана? Дневной план этапа считается от факта предыдущего. Пока не внесены лиды, у переводов плана нет, и так далее.
• Почему план «На сегодня» не равен части плана «На месяц»? «На сегодня» складывается из дневных планов, а они (кроме лидов и расхода) идут от фактических цифр предыдущего этапа. «На месяц» идёт от бюджета и плановых К.
• Почему «Потрачено» отстаёт от бюджета, хотя тратили по плану? Скорее всего, расход внесён не за все дни. Бюджет этих дней считается за все прошедшие дни, а расход — только за внесённые. Проверьте столбец «Потрачено» в таблице «По дням».
• Как внести факт за позавчера и раньше? Только на сайте: «По дням» → разверните неделю → нажмите на число в строке нужного дня. За позавчера можно и через подсказку в карточке ввода.
• Закрыл карточку ввода, как её вернуть? Перезагрузите страницу. Если всё уже внесено, нажмите «исправить» в зелёной полоске.
• Внёс лишнее, как стереть? Стереть число нельзя, можно только заменить, например на 0. Помните, что 0 считается внесённым числом.
• Числа на сайте не подсвечены. Проверьте, что вы вошли. Если вошли, значит, за вами не закреплены эти поля, день сегодняшний или будущий, или у выбранного месяца план уже закрыт. Закрепить поле за человеком могут разработчики.
• Кто отвечает за коэффициент или бюджет? Наведите курсор на коэффициент в блоке «План месяца». Имя ответственного за бюджет и цену лида видно так же, но только когда открыт будущий месяц.
• Не пришло напоминание. Либо все ваши поля за вчера уже заполнены, либо вы ни разу не отправляли боту /start. Если бот в 10:00 или 12:00 не работал, сообщение за этот день позже не придёт.
• Бот перестал задавать вопросы посреди ввода. Отправьте /fact или /plan заново. Уже подтверждённые ✅ ответы сохранены.
• Нужно добавить человека, сменить ответственного или поправить план закрытого месяца. Это делают разработчики. Напишите в @donula_bug_hunter_bot.
• На сайте красная надпись «Не удалось загрузить данные: …». Обновите страницу. Если надпись осталась, напишите в @donula_bug_hunter_bot и приложите её текст.