Счета на оплату

Для сотрудников, которым нужно передать счёт на оплату. На картинках — макеты переписки: названия, суммы и файлы вымышленные.

Что делает бот

Бот «Счета на оплату» принимает счёт в Telegram и заводит по нему задачу на доске «Счета на оплату» в YouGile. В задаче будут название, сумма, срочность и ваш файл. Дальше счёт обрабатывают уже на доске — бот за задачей не следит и об оплате не сообщает.

Как отправить счёт

1. Отправьте боту файл счёта — документом (PDF, Word, Excel, что угодно) или фото. В подписи к файлу напишите, что это за счёт: подпись станет названием задачи.
2. Бот ответит «Файл принят…» и попросит сумму. Напишите число: 12480, 12 480 или 12480,50.
3. Нажмите «Срочно» или «Не срочно». Задача создаётся сразу после нажатия — отдельного подтверждения нет.

Бот ответит «Задача создана в YouGile!» и пришлёт ссылку на задачу (иногда вместо ссылки — её номер, «ID: …»).

Что писать в названии

В задаче не видно, кто её завёл: все задачи создаются от имени бота. Других полей, кроме названия и суммы, у задачи нет. Поэтому в подписи к файлу укажите всё, что нужно тому, кто будет оплачивать:

• за что счёт;
• кому платим — контрагент;
• свою фамилию — чтобы было понятно, к кому идти с вопросами.

Например: «Канцтовары на октябрь, ООО „Канцторг“, Петрова».

Другие способы

• Файл без подписи — бот попросит название отдельным сообщением.
• Сначала текст, потом файл — тоже можно: бот запомнит текст как название и попросит файл. Если у файла будет подпись, название заменится подписью.

Если что-то пошло не так

• «Не похоже на число» — в сумме есть буквы или знаки: «руб», «₽», «р.». Напишите только число. Если копировали сумму из документа и бот её не принимает — наберите вручную: в скопированном тексте бывают невидимые пробелы.
• Передумали или ошиблись — отправьте /cancel и начните заново с файла. Кнопки «назад» нет, поменять файл или название на полпути нельзя.
• Бот не реагирует на текст после вопроса о срочности — так и задумано: он ждёт нажатия «Срочно» или «Не срочно».
• «Не удалось создать задачу в YouGile» — отправьте файл заново. Если ошибка повторяется, напишите разработчикам.
• «Файл не удалось прикрепить автоматически» — задача создана, но без файла. Приложите файл к задаче в YouGile сами.

Ограничения

• Один счёт — один файл. Несколько файлов одним сообщением (альбомом) бот не примет: отправляйте по одному, каждый — отдельной задачей, или соберите в один PDF.
• Файл не больше 20 МБ. Больший Telegram боту не отдаст: задача создастся без файла.
• Фото счёта лучше отправлять «как файл», а не «как фото»: так Telegram не сожмёт его и мелкий текст останется читаемым.
• Копейки на доске не видны. Сумма в описании задачи полная, а в метке суммы на карточке — только рубли.
• Видео, голосовые и стикеры бот не принимает.