Яндекс.Диск: файлы сделки

Для менеджеров, которые собирают и разбирают документы клиента. Виджет встроен в карточку сделки amoCRM, отдельно открывать ничего не нужно. Имена, номера и документы на картинках вымышленные.

Что это

У каждой сделки есть своя папка на общем Яндекс.Диске компании. Папка называется номером сделки, внутри лежат подпапки для документов. Блок «Яндекс.Диск» в карточке сделки показывает эту папку. В нём можно загружать, смотреть, переносить, переименовывать и удалять файлы, склеивать и резать PDF. Туда же сами собой попадают файлы, которые клиент присылает в чат.

Все файлы на Диске хранятся в PDF. Фото и документы Word и Excel переводятся в PDF при загрузке, исходный файл не сохраняется.

Где найти

Откройте сделку. Блок «Яндекс.Диск» стоит первым в колонке виджетов справа. Сначала он свёрнут: нажмите на заголовок, и блок раскроется. Оранжевое число рядом с заголовком показывает, сколько файлов лежит в INBOX. Его видно и в свёрнутом блоке.

Если блока в сделке нет, значит, вам или этой воронке не открыт доступ. Об этом ниже, в разделе «Кто видит виджет».

Что есть в блоке

• Кнопки в заголовке. ⇕ «Раскрыть все папки»: показывает файлы всех папок одним списком. Стрелка вниз: «Скачать все документы сделки (ZIP)». 🔗: «Поделиться ссылкой на папку».
• «Поиск папки…» отбирает папки по названию.
• Папки. Открытая папка синяя, папка с файлами зелёная, пустая розовая. У INBOX стоит счётчик файлов. Кнопка «+» добавляет папку. Корзина рядом с «+» удаляет открытую папку, у INBOX её нет.
• Подпапки. Под списком папок стоят имя открытой папки, её подпапки с числом файлов и кнопка «+ Подпапка». Подпапки бывают только одного уровня.
• Файлы открытой папки. Наведите курсор на файл, и появятся кнопки: «Просмотр», «Переименовать», «Скачать», «Поворот / страницы / разделение», «Выбрать для объединения», «Переместить», «Удалить».
• «Перетащите или нажмите для загрузки» загружает файлы в открытую папку.
• «Сообщить о проблеме»: см. последний раздел.

Папка сделки и стандартные подпапки

Папка сделки создаётся сама, когда сделка меняет этап в воронке, где работает виджет. Кроме того, её создаёт первая запись из виджета: загрузка файла, создание папки или «Поделиться». Набор стандартных подпапок задаёт администратор в настройках виджета. INBOX — системная папка для файлов из чатов, удалить её нельзя.

Если папки ещё нет, блок пустой и пишет «Нет файлов». Чтобы её завести, загрузите любой файл или нажмите «+» и создайте папку. Вместе с папкой сделки появятся и стандартные подпапки.

Кнопка «+» открывает окно «Добавить папки». Отметьте нужные «Стандартные папки» или впишите название в поле «Своя папка» и нажмите «Создать». Подпапка создаётся так же, только через «+ Подпапка». В названии нельзя использовать символ «/».

INBOX: файлы из чатов клиента

Файлы, которые приходят в чат сделки (WhatsApp, Telegram и другие мессенджеры), сами попадают в папку INBOX этой сделки. Трогать ничего не нужно.

• Каждый файл сохраняется в PDF: фото, PDF, документы Word и Excel.
• Голосовые, аудио и видео не сохраняются: их нельзя перевести в PDF. Если голосовое нужно, скачайте его из чата сами.
• В именах файлов из чата пробелы и знаки препинания заменяются на «_». Например, «Паспорт стр. 2-3.jpg» станет «Паспорт_стр._2-3.pdf».
• Если файл с таким именем уже есть, новый получит номер: «Скан.pdf», «Скан(1).pdf», «Скан(2).pdf».
• Файлы собираются только в тех воронках, где работает виджет.

Обычно файл появляется в INBOX через минуту-две. Если с первого раза сохранить не удалось, система повторяет попытки, а раз в 5 минут ещё раз проверяет всё, что не сохранилось. Список в блоке сам не обновляется: чтобы увидеть новые файлы, нажмите на папку INBOX или откройте карточку заново.

Как разобрать INBOX

INBOX — это входящие. Разберите его: откройте каждый файл, при необходимости переименуйте его и перенесите в нужную папку.

1. Наведите курсор на файл и нажмите «Просмотр», чтобы понять, что это за документ.
2. Нажмите «Переименовать» и дайте файлу понятное имя. Расширение «.pdf» подставится само.
3. Нажмите «Переместить» (↪), выберите папку и подтвердите перенос.

Ещё два быстрых способа:

• Перетаскивание. Перетащите файл мышью на нужную папку. Подтверждения не будет, файл переедет сразу.
• Несколько файлов разом. Щёлкните по файлам с зажатым Ctrl (на Mac — Cmd). Появится полоса «Выбрано: N» с кнопками «Переместить», «Удалить» и «Отмена».

Если в папке, куда вы переносите файл, уже есть файл с таким же именем, перенос не пройдёт и виджет покажет ошибку. Переименуйте файл и перенесите ещё раз.

Загрузка, просмотр, скачивание, переименование, удаление

• Загрузить. Нажмите на поле «Перетащите или нажмите для загрузки» или перетащите файлы с компьютера на это поле. Файлы попадут в открытую папку. Можно перетащить файл и прямо на название другой папки. Во время загрузки в поле виден счётчик. Если какой-то файл не загрузился, в счётчике появится «(ошибка)»: например, так бывает с аудио и видео. Имена загруженных вами файлов сохраняются как есть, меняется только расширение на «.pdf».
• Просмотр. Документ открывается в окне поверх карточки. Там же есть кнопки «Переименовать», «Скачать», «Переместить» и «Удалить».
• Скачать. Файл скачивается в новой вкладке браузера.
• Переименовать. Впишите новое имя без расширения.
• Удалить. Виджет спросит «Удалить файл?». Файл уходит в корзину общего Яндекс.Диска. Если удалили по ошибке, сразу напишите через «Сообщить о проблеме».
• Удалить папку. Откройте папку и нажмите корзину рядом с «+», или отметьте галочками несколько папок и нажмите «Удалить» в полосе «Выбрано папок». Папка удаляется вместе со всеми файлами в ней, виджет об этом переспросит.
• Порядок файлов. Перетащите файл за значок ☰ выше или ниже. Этот порядок сохраняется для всех, кто открывает сделку.

PDF: объединить, повернуть, удалить страницы, разбить

Объединить несколько файлов в один

1. У каждого нужного файла нажмите «Выбрать для объединения». Выбранные файлы подсвечиваются оранжевым. Их можно брать из разных папок: выбор сохраняется, пока вы переходите между папками.
2. Рядом с «+» появится оранжевая кнопка с числом выбранных файлов, «Объединить выбранные PDF». Нажмите её. Кнопка «✕» рядом снимает выбор.

3. В окне «Объединение PDF» перетащите файлы в нужном порядке. Лишний файл уберите крестиком. Нажмите «Обновить», чтобы увидеть, как будет выглядеть итоговый документ.
4. Выберите «Папку назначения», впишите «Имя объединённого файла» (расширение «.pdf» добавится само) и нажмите «Объединить».

После объединения исходные файлы удаляются, остаётся только общий документ. Если отдельные файлы тоже нужны, сначала скачайте их. Объединить можно минимум 2 файла. Предпросмотр строится до 3 минут, само объединение идёт до 5 минут. Если виджет сообщил, что объединение не успело завершиться, сначала проверьте папку назначения: файл мог сохраниться. Только потом запускайте объединение повторно.

Повернуть, оставить нужные страницы, разбить

У файла нажмите «Поворот / страницы / разделение». Слева откроется документ, справа три действия:

• «Поворот»: «↺ Влево» или «↻ Вправо». Поворачиваются все страницы файла.
• «Обрезка — оставить страницы». Впишите страницы, которые нужно оставить, например «1-3,5», и нажмите «Оставить эти страницы». Остальные страницы будут удалены. Страницы встают в том порядке, в каком вы их записали: «3,1,2» заодно переставит их.
• «Разделение»: «по диапазонам» (например, «1-2, 3») или «каждую страницу отдельно». Нажмите «Разделить». В той же папке появятся новые файлы: «Выписка по счёту (1-2).pdf» и «Выписка по счёту (3).pdf». Исходный файл остаётся.

Поворот и обрезка меняют сам файл, отменить их нельзя. Если сомневаетесь, сначала разделите файл: разделение исходник не трогает.

«Скачать всю сделку» и «Поделиться»

• «Скачать все документы сделки (ZIP)» (стрелка вниз в заголовке) скачивает один архив «Сделка-номер.zip» со всеми папками и файлами. Скачивание идёт в новой вкладке. Архив большой сделки собирается не сразу.
• «Поделиться ссылкой на папку» (🔗) открывает публичный доступ ко всей папке сделки, а не к одной подпапке, и копирует ссылку в буфер обмена. На две секунды значок сменится на ✅. Теперь вставьте ссылку в сообщение. Любой, у кого есть ссылка, увидит все документы сделки, в том числе паспорт. Закрыть ссылку из виджета нельзя, поэтому отправляйте её только тому, кому она действительно нужна.

Кнопки в ленте чата

На вложениях в ленте сделки виджет добавляет свои кнопки. Они появляются, когда вы наводите курсор на файл, и есть не во всех воронках.

Кнопка	Воронки	Что делает
«Добавить документ»	Сбор документов, Расторжения, ЦЕХ-2, ЦЕХ-3, Суд-БФЛ	Кладёт файл из чата в выбранную папку сделки
«Сформировать документ»	МПП2	Распознаёт паспорт и заполняет поля сделки

«Добавить документ»

Эта кнопка нужна, когда файл надо сразу положить в конкретную папку, а не ждать его в INBOX, или когда файла в INBOX нет. На записях звонков её нет.

1. Наведите курсор на вложение и нажмите «Добавить документ». Кнопка сменится на «✓ Выбран». Так же отметьте другие вложения. Справа внизу появится полоса «Выбрано: N».
2. Нажмите «Готово». «Отмена» снимает выбор.

3. В окне «Добавить документы» проверьте названия, выберите «Папку» и нажмите «Добавить». Если выбрано несколько файлов, можно отметить «Объединить в один PDF». Тогда вместо отдельных файлов получится один документ, а его страницы пойдут в том порядке, в каком вы выбирали вложения.

Файлы сохраняются в PDF. Как и в INBOX, пробелы и знаки в имени заменятся на «_». Если в окне написано «Откройте виджет «Яндекс.Диск», чтобы загрузить список папок», значит, блок в карточке ещё не загрузился или у сделки пока нет папок. Подождите пару секунд и попробуйте снова. Если не помогло, создайте папку сделки через «+» в блоке.

«Сформировать документ»: паспорт в поля сделки

В воронке МПП2 на вложениях есть зелёная кнопка «Сформировать документ». Нажмите её на фото или PDF разворота паспорта (подходят JPG, PNG, PDF). Виджет распознает паспорт и заполнит поля сделки:

• Место рождения;
• Дата рождения;
• Паспорт серия и номер;
• Кем выдан паспорт;
• Дата выдачи паспорта;
• Код подразделения.

После этого в Sensei запускается процесс по сделке. «Прописку» кнопка не заполняет, впишите её сами. Уже заполненные поля перезаписываются тем, что удалось распознать. Сам файл на Диск при этом не сохраняется.

Чем закончилось распознавание, покажет окно:

• зелёная галочка и «Паспорт распознан, поля заполнены»: всё заполнено, окно закроется само;
• красный крестик и «Не распознаны поля: …. Остальные поля заполнены.»: перечисленные поля заполните вручную, окно закрывается щелчком;
• «Ошибка: …»: распознать не удалось. Проверьте, что на фото именно разворот паспорта и что он читается.

Папка «Кредитная история»

Если файл загружен через виджет в папку с названием «Кредитная история», он автоматически уходит на разбор кредиторов. Загрузить можно через поле загрузки или перетаскиванием с компьютера, а также кнопкой «Добавить документ» из чата. Годится и подпапка с таким названием на любом уровне.

На разбор уходит только загруженный файл. Если перенести файл в «Кредитную историю» из INBOX или другой папки, он на разбор не уйдёт. То же с файлами, полученными объединением или разделением. Чтобы отчёт из чата ушёл на разбор, добавьте его кнопкой «Добавить документ» сразу в «Кредитную историю». Другой способ: скачайте файл и загрузите его в эту папку.

Файла из чата нет в INBOX

1. Обновите список. Нажмите на папку INBOX или откройте карточку заново: сам блок новые файлы не подтягивает. Если файл пришёл только что, подождите пару минут.
2. Проверьте тип файла. Голосовые, аудио и видео в INBOX не попадают никогда.
3. Поищите файл под другим именем. Пробелы и знаки в имени заменяются на «_», а при повторе имени добавляется номер: «(1)», «(2)».
4. Проверьте, есть ли у сделки папка. Если блок пустой и папок нет, файлы из чата ждут, пока папка появится. Загрузите любой файл или создайте папку через «+». После этого ждущие файлы придут в INBOX в течение примерно 5 минут.
5. Проверьте воронку. Если виджета в этой сделке нет, файлы из её чата не собираются.
6. Если через 10 минут файла всё ещё нет, возьмите его сами. Добавьте его кнопкой «Добавить документ», если она есть в вашей воронке, или скачайте из чата и загрузите в блок. Потом сообщите о проблеме и укажите номер сделки.

Кто видит виджет

Доступ настраивает администратор amoCRM в настройках виджета, в разделе «Пользователи и доступ». Там отмечают сотрудников, которым виден блок: если не отмечен никто, блок видят все. Там же отмечают воронки, в которых работает виджет: если не отмечена ни одна, он работает во всех. Если вам нужен доступ или блок пропал из сделки, обратитесь к администратору.

Если виджет вам не открыт, в карточке нет ни блока, ни кнопок в ленте чата.

Если что-то не так

• «Нет связи с сервером виджета» и кнопка «Повторить»: виджет не достучался до сервера. Нажмите «Повторить». Если ошибка не уходит несколько минут, сообщите о проблеме.
• «Яндекс.Диск не подключён» или «Яндекс.Диск не авторизован. Обратитесь к администратору amoCRM»: Диск отключился от amoCRM. Кнопку «Подключить Яндекс.Диск» не нажимайте, её нажимает администратор. Сообщите ему.
• «Папка сделки ещё не создана (ожидается вебхук смены статуса)»: у сделки ещё нет папки. Загрузите файл или создайте папку через «+».

Сообщить о проблеме

Красная кнопка «Сообщить о проблеме» внизу блока открывает короткую форму. Заполните поле «ТГ для связи» (без него обращение не уйдёт), опишите, что случилось, и нажмите «Отправить». Ваше имя подставится само, а номер сделки — нет, впишите его в текст. Когда обращение дойдёт, форма покажет «Спасибо! Обращение отправлено — мы его получили.» Если появилось «Не удалось отправить. Попробуйте позже.», повторите чуть позже.